Công tác phí là gì? Quy định về công tác phí trong doanh nghiệp mới nhất.

24/08/2021

16705

Công tác phí đối với doanh nghiệp được quy định như thế nào? Chi phí công tác hợp lệ cần đầy đủ những chứng từ gì? Quy định mức công tác phí được đưa vào chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN ra sao? Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để Tripi One giúp bạn giải đáp các câu hỏi trên!

1. Công tác phí là gì ?

Công tác phí được quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC Quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị như sau:

“Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có)”.

Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).

2. Quy định về công tác phí trong Doanh nghiệp

Theo khoản 2.9 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Quy định về khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác có quy định như sau:

“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

– Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

KẾT LUẬN:

– DN được tính vào chi phí hợp lý, được khấu trừ nếu có hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.

– Nếu DN có mức khoán chi cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của DN thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán.

Như vậy để đưa chi phí đi công tác hợp lý thì cần:

1. Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).

2. Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.

3. Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).

4. Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại).

5. Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế).

(Tất cả hóa đơn chi phí này nếu trên 20 triệu phải thanh toán chuyển khoản)

Ngoài ra, trong những ngày được cử đi công tác nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì ngoài chế độ phụ cấp lưu trú còn được thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức theo quy định hiện hành.

6. Quy định cụ thể ĐIỀU KIỆN HƯỞNG VÀ MỨC HƯỞNG trong Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của DN

Nếu DN KHOÁN CHI cho Nhân viên đi công tác:

1. Theo Công văn số 3997/TCT-DNL ngày 16/9/2014 của Tổng cục thuế:

“Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì thực hiện theo quy định tại điểm 8 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC nêu trên.

– Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm:

– vé máy bay,

– thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ),

– các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của doanh nghiệp,

– quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp,

– chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé

– kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

-> thì doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hồ sơ, chứng từ nêu trên.”

2. Công văn số 8485/CT-TT&HT ngày 14/8/2015 của Cục thuế tỉnh Bình Dương:

“Căn cứ các quy định trên, trường hợp khoán chi tiền điện thoại cho Người lao động nếu được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong số các hồ sơ sau: HĐLĐ, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì khoản khoán chí này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động”

3. Phụ cấp công tác phí có chịu thuế thu nhập cá nhân

Theo tiết đ.4 điểm 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn về các khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN bao gồm:

“đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,… cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:

đ.4.1) Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: mức khoán chi áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

đ.4.3) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, các văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: mức khoán chi thực hiện theo quy định của Tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.”

KẾT LUẬN (Tham khảo các công văn dưới):

Theo công văn 1166 /TCT-TNCN ngày 21/3/2016 của Tổng cục thuế:

– Về khoản tiền công tác phí: “Trường hợp các khoản thanh toán tiền công tác phí như tiền vé máy bay, tiền lưu trú, tiền taxi và tiền ăn của các cá nhân đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định của Luật thuế TNDN và các văn bản hướng dẫn Luật thuế TNDN hiện hành thì các khoản thanh toán tiền công tác phí này là khoản thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN”

– Về khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân: “Trường hợp khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN. Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.”

Theo Công văn 70613/CT-TTHT ngày 31/10/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chi phí được trừ khi cử lao động đi công tác nước ngoài quy định như sau:

“- Trường hợp Công ty cử nhân viên đi công tác nước ngoài hoặc cử sang VPĐD ở nước ngoài làm việc thì các khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp, trợ cấp (trừ phụ cấp, trợ cấp thuộc diện miễn thuế theo tiết b khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC) của những nhân viên này cũng phải chịu thuế TNCN tại Việt Nam.

– Các khoản chi phí đi công tác ở nước ngoài nếu nhằm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì được trừ khi tính thuế TNDN.

– Đối với các chi phí liên quan đến VPĐD ở nước ngoài nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì cũng được phép hạch toán.

– Cần lưu ý, các hóa đơn, chứng từ phát sinh tại nước ngoài phải phù hợp với quy định của nước sở tại và phải được dịch ra tiếng Việt theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Thông tư 156/2013/TT-BTC”

Căn cứ các hướng dẫn nêu trên thì:

– Về khoản tiền công tác phí: Trường hợp các khoản thanh toán tiền công tác phí của các cá nhân đi công tác theo đúng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn Luật thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành thì các khoản thanh toán tiền công tác phí này là khoản thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

– Về khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân: Trường hợp khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.

– Trường hợp đơn vị chi tiền công tác phí, tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Công tác phí nước ngoài, mua vé máy bay hãng hàng không nước ngoài:

Theo Công văn 8199/CT-TTHT ngày 24/08/2017 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh có quy định như sau:

“Về chi phí đi công tác ở nước ngoài như: Tiền khách sạn, ăn uống,… của nhân viên nếu Công ty đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT- BTC thì Công ty được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN”

Công văn số 8965/CT-TTHT ngày 15/9/2017 của Cục Thuế TP. HCM:

“Đối với chi phí thuê taxi cho nhân viên đi công tác, bắt buộc phải có hóa đơn do hãng vận tải xuất giao cho Công ty để làm căn cứ hạch toán theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC“.

4. Chú ý đối với Giám đốc Công ty TNHH MTV (Do cá nhân đó làm chủ)

Theo Công văn 5421/CT-TTHT ngày 16/2/2017 của Cục thuế TP Hà Nội quy định về Khoản tiền vé máy bay, tiền lưu trú tại Việt Nam đối với Giám đốc điều hành đồng thời là Chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ), cụ thể như sau:

“- Căn cứ Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính quy định về nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Căn cứ các quy định trên, trường hợp Giám đốc điều hành đồng thời là chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ) được Công ty thanh toán khoản tiền vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam nếu được quy định tại Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty là khoản có tính chất tiền lương, tiền công thì:

– Về thuế TNCN: khoản lợi ích mà chủ Công ty nhận được nêu trên không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của chủ Công ty.

– Về thuế TNDN, thuế GTGT: Công ty không được khấu trừ thuế GTGT, không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN của Công ty khoản chi cho chủ Công ty nêu trên.”

Lưu ý: Nếu phát sinh trước ngày 6/8/2015 thì áp dụng theo mức dưới đây và không vượt quá 2 lần (Theo quy định tại Thông tư 78)

Theo điểm 2.8 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định mức công tác phí được trừ khi tính thuế TNDN cụ thể như sau:

“ 2.8. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động; Phần chi phụ cấp cho người lao động đi công tác trong nước và nước ngoài vượt quá 02 lần mức quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.

– Chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại và tiền ở cho người lao động thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại và tiền ở theo quy định của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.”

Nguồn: Es-glocal, Qatax và tổng hợp từ internet