icon home Trang chủ
/
Tin tức Hướng dẫn cơ bản để kiểm soát công tác phí của doanh nghiệp hiệu quả

Hướng dẫn cơ bản để kiểm soát công tác phí của doanh nghiệp hiệu quả

21/02/2022
299

Công tác phí là chi phí kinh doanh cao thứ hai ở hầu hết các doanh nghiệp và cũng là một trong những chi phí khó kiểm soát nhất. Với số tiền chi tiêu cho các chuyến công tác của doanh nghiệp dự kiến ​​sẽ tăng lên đến 1,7 nghìn tỷ USD trên toàn cầu vào năm 2022, đã đến lúc bạn phải lập chiến lược kiểm soát công tác phí trong doanh nghiệp của mình.

 

Giả sử doanh nghiệp của bạn đã có nhiều cuộc gặp gỡ khách hàng, triển lãm thương mại và sự kiện kết nối gần đây. ROI có vẻ tốt, khách hàng tiềm năng và khách hàng của bạn đánh giá cao sự tương tác trực tiếp. Trong khi các chỉ số tài chính của bạn đang tăng vọt, một thứ khác cũng đang tăng lên: công tác phí của doanh nghiệp bạn.

Hầu hết các giám đốc tài chính đều đồng ý rằng, trong việc lập chiến lược công tác phí, chúng ta nên quan tâm đến việc tiết kiệm hơn là cắt giảm chi phí. Các doanh nghiệp đã thành công trong việc tiết kiệm chi phí bắt đầu bằng việc lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược tốt để tiết chế chi phí.

Trong bài viết này, Tripi One sẽ hướng dẫn bạn một số phương pháp hay nhất để kiểm soát công tác phí của doanh nghiệp như di chuyển bằng đường hàng không và mặt đất, chi phí chỗ ở và bữa ăn trong khi duy trì sự hài lòng của nhân viên.

Đi lại bằng đường hàng không

Vé máy bay có thể khá đắt, đó là lý do tại sao nhân viên của bạn nên thận trọng khi đặt vé. Tránh đặt vé hạng thương gia là điều đương nhiên, nhưng dưới đây là một số cách khác để bạn có thể giảm chi phí đi lại bằng máy bay của mình:

Đặt trước

 

Tripi One sẽ bắt đầu với lời khuyên rõ ràng nhất và nổi tiếng nhất để giảm giá vé máy bay – hãy đặt vé trước.

Thứ nhất, vé sát giờ bay có giá cao hơn từ 1,5 lần cho đến nhiều lần giá bình thường, do đó việc đặt vé vào phút chót sẽ gây lãng phí là điều không cần bàn cãi.

Tin tốt là hầu hết các hãng hàng không đều cung cấp mức giá tương đối thấp và chiết khấu cho các chuyến bay được đặt trước.

Để biến điều này thành thông lệ, nhân viên của bạn bắt buộc phải đặt chỗ trước trên các chuyến bay và PHẢI tuân theo lịch trình đó. Hầu hết các doanh nghiệp thành công trong việc cắt giảm chi phí đi công tác đều thực hiện quy định nhân viên phải đặt vé trước ít nhất 2 tuần.

Tìm kiếm – so sánh các hãng hàng không khác nhau, giờ bay và hạng vé khác nhau

Hãy khuyến khích nhân viên của bạn tìm kiếm, so sánh giá các hãng hàng không khác nhau, xem xét kỹ các điều kiện của từng hạng vé, giờ bay, tiện ích kèm v…v để tìm ra chuyến bay phù hợp và tiết kiệm ngân sách.

Ví dụ nếu chuyến công tác ngắn ngày, thời gian bay ngắn thì hãy tìm hạng vé tiết kiệm của các hãng hàng không giá rẻ.

Giảm chi phí bằng cách lên lịch họp hợp lý

 

Lựa chọn thời điểm đi công tác của nhân viên có thể cắt giảm nhiều hơn bạn nghĩ. Ngoài các cuộc họp khẩn cấp với khách hàng, hãy nói chuyện với nhân viên của bạn hoặc bộ phận nhân sự để lên lịch sự kiện và các buổi giao lưu, hội họp trong thời gian trái mùa. Bằng cách này, nhân viên của bạn có thể tránh được chuyến bay vào các mùa cao điểm đắt đỏ.

Tổ chức cuộc họp ngay tại văn phòng của bạn

 

Nếu số lượng khách hàng tham dự cuộc họp ít hơn số lượng nhân viên cần phải đi công tác, hãy đưa khách hàng xuống văn phòng của doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên, hãy nhớ cân nhắc ưu và nhược điểm trước khi thực hiện mẹo này – trong một số trường hợp, khách hàng cũng sẽ mong đợi bạn xử lý chi phí ăn ở của họ.

Chú ý đến hành lý của nhân viên

Hãy thực thi các quy tắc trong chính sách công tác phí của bạn để đảm bảo nhân viên của bạn kiểm tra kích thước, số lượng và trọng lượng của hành lý được phép trên chuyến bay của họ. Điều này sẽ tránh được việc phải mua thêm hành lý hay trả tiền phạt cho hành lý quá cước.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có kế hoạch cung cấp quà tặng cho một sự kiện kết nối, bạn có thể chia chúng cho các nhân viên đi công tác, thay vì chất tất cả chúng vào một kiện duy nhất và sau đó trả một khoản phí lớn cho hành lý mua thêm/ hành lý quá cước.

Đi lại bằng đường bộ

Ngay cả sau khi nhân viên của bạn tới địa điểm công tác, bạn vẫn cần quản lý chi phí đi lại bằng đường bộ. Dưới đây là một số mẹo mà nhân viên của bạn có thể thực hiện:

Combo vé máy bay/khách sạn và dịch vụ đón tiễn sân bay

 

Để đưa nhân viên của bạn từ sân bay đến khách sạn và ngược lại, bạn có thể tìm kiếm các combo ưu đãi bao gồm vé máy bay/khách sạn kèm với dịch vụ đón tiễn sân bay. Việc thêm dịch vụ này có vẻ phản trực giác, giống như bạn đang trả thêm tiền. Nhưng nó thực sự rẻ hơn, vì giá tổng thể có thể sẽ thấp hơn nhiều so với việc đặt các dịch vụ này riêng lẻ.

Di chuyển bằng taxi công nghệ tại điểm đến

 

Để giảm chi phí đi lại, hãy yêu cầu bộ phận hành chính công ty đăng ký tài khoản taxi công nghệ, VD như Grab dành cho doanh nghiệp. Nó cung cấp các ưu đãi giá rẻ cho nhân viên của bạn, đồng thời bộ phận hành chính/nhân sự cũng có thể quản lý nhiều chuyến đi cùng một lúc bằng tài khoản doanh nghiệp.

Khách sạn lưu trú

Việc đặt phòng khách sạn đối với nhân viên của bạn thật sự là một thách thức lớn. Hầu hết các phòng khách sạn đều được định giá quá cao và những phòng phù hợp với túi tiền thường không phải là nơi nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái khi lưu trú.

Một lần nữa, đặt phòng trước rất hữu ích và tiết kiệm được cho doanh nghiệp bản cả một khoản tiền lớn. Ngoài việc đặt phòng sớm, có một số cách khác mà để có thể tiết kiệm chi phí hiệu quả mà vẫn đảm bảo sự thoải mái cho nhân viên của bạn:

Bố trí khách sạn cho nhân viên một cách hợp lý

 

Nếu doanh nghiệp của bạn thích các chuỗi khách sạn phù hợp với ngân sách và thường xuyên đặt phòng ở đó, hãy theo dõi sát dịch vụ và giá cả của chúng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tổ chức sự kiện hoặc cuộc họp tại một khách sạn, hãy cố gắng bố trí nhân viên của bạn trong cùng một khách sạn đó để cắt giảm việc vận chuyển qua lại.

Tìm kiếm nhiều khách sạn trước khi hoàn tất đơn đặt phòng số lượng lớn

Trước khi hoàn tất các đặt phòng số lượng lớn, hãy yêu cầu bộ phận hành chính/nhân sự của bạn so sánh giá cả giữa một vài khách sạn, sau đó gọi điện cho nhà cung cấp mà doanh nghiệp bạn đang làm việc. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi nhà cung cấp có thể giúp bạn thương lượng với khách sạn những mức giá ưu đãi tốt hơn rất nhiều.

Nếu không đặt phòng qua nhà cung cấp trung gian, bạn hãy thử gọi cho một vài khách sạn để thương lượng giá cả. Tuy nhiên hãy nhớ, với cách đặt phòng trực tiếp này, nếu có các sự cố phát sinh thì nhân viên của bạn sẽ phải tự xử lý chúng.

Những điều nên làm và không nên làm trong thời gian lưu trú

 

Hãy nhắc nhở nhân viên của bạn về những điều nên làm và không nên làm khi họ lưu trú tại khách sạn. Ví dụ: Bạn có thể đảm bảo rằng chính sách công tác phí của doanh nghiệp không bao gồm các dịch vụ cá nhân xa xỉ. Hãy khuyên nhân viên của bạn hạn chế dịch vụ phòng và tránh các nhà hàng khách sạn vì chúng có xu hướng đắt đỏ hơn.

Bữa ăn

Vì chi phí thực phẩm thay đổi theo vùng địa lý, nên bộ phận hành chính/nhân sự của bạn nên thực hiện một số nghiên cứu về điểm đến và đặt ngân sách cho các bữa ăn dựa trên giá thực tế.

Thiết lập hạn mức công tác phí cho nhân viên của bạn

 

Công tác phí thường được chia thành tiền ăn, ở, đi lại và các chi phí phát sinh. Cung cấp công tác phí có thể giúp đặt ra các giới hạn xung quanh chi tiêu cho bữa ăn thay vì hoàn trả cho nhân viên của bạn chi phí bữa ăn thực tế.

Chấp nhận các bữa ăn miễn phí và gợi ý nơi ăn uống

 

Hãy đào tạo nhân viên của bạn kiểm tra thực đơn nhà hàng cùng với giá cả trước khi đi ăn, để họ có thể biết món nào phù hợp với hạn mức chi phí..

Ngoài ra, nếu bạn đặt khách sạn cung cấp bữa sáng miễn phí, bạn có thể loại bỏ khoản chi phí tiền ăn cho bữa sáng. Một nhân viên tiết kiệm được 100.000đ – 200.000đ bằng cách chấp nhận một bữa sáng miễn phí sẽ tăng thêm và tiết kiệm cho doanh nghiệp của bạn hàng trăm triệu đồng về lâu dài.

Đây là một mẹo nhanh nữa: Nếu bạn hoặc nhân viên của bạn đang đưa khách hàng đi ăn tối, thì việc lên lịch một cuộc họp vào bữa trưa thay vì bữa tối sẽ ít tốn kém hơn!

Một chút đánh giá cao sẽ mang lại hiệu quả lâu dài!

Để giúp bạn thành công trong việc cắt giảm chi phí công tác, bạn có thể khuyến khích những nhân viên tiết kiệm tiền đi công tác. Nếu bạn nghĩ về điều này theo quan điểm của nhân viên, họ muốn đi công tác thoải mái hơn thay vì tiết kiệm tiền, vì họ không thực sự chi tiêu từ túi của mình (và ngay cả khi họ đang chi tiêu từ túi của mình, họ cuối cùng sẽ được hoàn trả). Vì vậy, họ không có nhiều động lực để tiết kiệm tiền. Đây là lý do tại sao một số doanh nghiệp đang đưa ra các kế hoạch khuyến khích cho phép nhân viên giữ lại một phần chi phí tiết kiệm được từ chuyến đi.

Ví dụ: Google đã đưa ra một chính sách khuyến khích hiệu quả, trong đó doanh nghiệp chia phần chưa chi tiêu cho mỗi chuyến đi với nhân viên. Vì vậy, nếu một nhân viên được cấp giới hạn $1000 cho chỗ ở và họ đã làm được điều đó với $800, thì họ sẽ nhận được một khoản tín dụng là $100. Họ có thể sử dụng khoản tín dụng này để nâng cấp chỗ ở trên máy bay hoặc khách sạn trong chuyến công tác tiếp theo.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp cung cấp một phần công tác phí cho nhân viên để chi tiêu cá nhân của họ. Các nhân viên có thể chọn chi tiền trong chuyến công tác hoặc trả lại cho doanh nghiệp, một phần trong đó sẽ trở thành khoản thưởng được chi trả vào tài khoản của nhân viên. Dù bằng cách nào, nhân viên cũng có thể bỏ túi một ít tiền như một phần thưởng cho việc giúp doanh nghiệp tiết kiệm.

Đây là bài học của bạn!

Thực hiện những thông lệ này là một cách tuyệt vời để bắt đầu kiểm soát công tác phí của doanh nghiệp bạn. Ngay cả khi bạn đã có chính sách công tác hiệu quả, bạn vẫn có thể cảm thấy mình không thể tiết kiệm thêm khoản chi phí nào nữa. Do đó, những phương pháp này có thể sẽ hữu ích. Có vẻ như chúng chỉ tạo ra sự khác biệt nhỏ, nhưng nhìn chung, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều tiền cho doanh nghiệp.

Mục tiêu chính là tiết kiệm ngân sách bằng cách cắt giảm các chi phí không cần thiết mà không gây bất tiện cho nhân viên của bạn. Với việc lập kế hoạch phù hợp và thực hiện các thông lệ phù hợp, bạn có thể mang lại trải nghiệm công tấc tốt nhất cho nhân viên của mình với chi phí thấp hơn cho doanh nghiệp.

Một trong những phương pháp hay nhất để kiểm soát chi tiêu của nhân viên là đầu tư vào hệ thống quản lý chi phí. Bằng cách tự động hóa hầu hết các quy trình, bạn có thể loại bỏ thủ tục giấy tờ và bảng tính, giảm bớt công việc của trợ lý hành chính và đẩy nhanh báo cáo chi phí. Tripi One – nền tảng quản lý công tác dành riêng cho doanh nghiệp Việt sẽ rất hữu ích đối với bạn.

Tripi One là phần mềm quản lý công tác phí trực tuyến, được thiết kế riêng cho doanh nghiệp Việt. Tripi One giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn vé máy bay, khách sạn giá tốt nhất từ 20.000+ nhà cung cấp, đồng thời cung cấp giải pháp tự động hóa việc phê duyệt chuyến đi, thu thập hóa đơn chứng từ, tạo báo cáo chi phí và hoàn trả nhanh chóng. Hãy dùng thử Tripi One miễn phí ngay hôm nay để tiết kiệm – minh bạch công tác phí cho doanh nghiệp bạn và cải thiện sự chủ động, tăng hiệu suất chuyến công tác của nhân viên.

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM TRIPI ONE MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY