Làm thế nào để quản lý công tác phí hiệu quả? Đặt chuyến công tác qua nền tảng nào thì phù hợp với doanh nghiệp?

01/07/2021

2611

Có đến 30-40% công tác phí của doanh nghiệp không được quản lý và lập kế hoạch từ trước. Từ đó, dẫn đến 11% chi phí bị thất thoát do báo cáo không minh bạch.

Doanh nghiệp mất trung bình 46.600 giờ/năm chỉ để xử lý các chuyến công tác. Trong khi đó, các đại lý truyền thống hay nền tảng OTA chỉ có chức năng đặt vé máy bay, khách sạn thông thường. Điều này chỉ đáp ứng 20% nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, chức năng quản lý hoàn toàn bị bỏ ngỏ.

1. Vậy làm thế nào để quản lý công tác phí hiệu quả?

a. Thiết lập kế hoạch công tác và phân bổ ngân sách cho từng phòng ban, cá nhân cụ thể:

Để quản lý chi phí tốt thì kế hoạch ngân sách chặt chẽ là điều đầu tiên cần lưu ý. Doanh nghiệp nên dựa trên các yếu tố gợi ý dưới đây để cân nhắc đưa ra quyết định:

Tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại
Mục tiêu kinh doanh trong thời gian tới
Trao đổi với các phòng ban về nhu cầu đi công tác
Căn cứ vào mức chi phí công tác của các năm/quý trước

Đồng thời, các phòng ban cũng cần trao đổi và lên kế hoạch công tác chi tiết. Kế hoạch này cần xây dựng dựa trên KPI mục tiêu của từng phòng ban. Để tù đó, người lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều chỉnh ngân sách, tránh việc lạm chi không cần thiết.

b. Kiểm soát chặt chẽ luồng quy trình phê duyệt và thanh toán:

Để làm được điều này, luồng quy trình phê duyệt và thanh toán cần được xây dựng minh bạch và rõ ràng. Tất cả các cá nhân, phòng ban liên quan đều cần nắm rõ được quy trình. Đây là yếu tố quan trọng giúp thực thi và đo lường đánh giá kết quả chính xác.

Quy trình hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm thời gian thủ tục giấy tờ cho mỗi chuyến công tác. Bên cạnh đó, nó còn giúp tránh những sai sót, rủi ro không đáng có. Quan trọng nhất, quy trình tốt sẽ giúp hạn chế tình trạng chi vượt ngân sách theo kế hoạch.

Trên hết, điều này giúp cho người lãnh đạo trong doanh nghiệp phân bổ nguồn lực nhân sự, tài chính hiệu quả và kịp thời. Để từ đó, doanh nghiệp đạt được những mục tiêu phát triển chung đã đề ra.

Xem 5 bước xây dựng hiệu quả các quy trình trong doanh nghiệp TẠI ĐÂY!

c. Thu thập đầy đủ chứng từ và lập báo cáo chi phí chi tiết:

Tránh thất thoát và gian lận các khoản chi phí trong doanh nghiệp, cụ thể là chi phí công tác chính là kiểm soát đầy đủ tất cả chứng từ phát sinh trong chuyến đi. Để doanh nghiệp được tính chi phí công tác hợp lý thì những chứng từ này có thể bao gồm: (*) Nguồn Qatax.vn

Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Có thể là vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,…
Quy định tài chính của công ty trong vấn đề công tác phí.

Thêm vào đó, các báo cáo chi phí nội bộ cần được lập chi tiết hàng tháng/quý/năm với đầy đủ thông tin, chính xác về số liệu và minh bạch. Dựa vào đó, người lãnh đạo doanh nghiệp nắm được các khoản chi phí công tác thực tế, nhằm có những điều chỉnh phù hợp, kịp thời.

Nếu vượt hạn mức hoặc chi không hợp lý cần có chế tài nhắc nhở, xử phạt. Tương tự như vậy, nên khen thưởng những trường hợp đã thực hiện tiết kiệm chi phí tốt.

Ngoài dạng bảng biểu truyền thống, báo cáo này nên được thể hiện một cách trực quan thông qua các dạng biểu đồ. Từ đó, tiết kiệm thời gian đọc hiểu – tóm lược thông tin cho cấp quản lý và nhân viên. Sau khi báo cáo được đưa ra, các bộ phận liên quan và người lãnh đạo cần thường xuyên trao đổi để có sự điều chỉnh nếu cần thiết.

2. Đặt chuyến công tác qua nền tảng nào thì phù hợp với doanh nghiệp?

Đa phần các doanh nghiệp lữ hành và các OTA (online travel agent) nội địa có thể xuất hóa đơn VAT. Tuy nhiên, quá trình này thường tốn thời gian ít nhất từ 5-7 ngày. Điều đó còn phụ thuộc vào số lượng chuyến đi và lịch sử hợp tác giữa hai bên. Thời điểm chuyến đi diễn ra vào mùa cao điểm du lịch cũng góp phần gây chậm trễ.

Nếu đặt qua các nền tảng nước ngoài như booking, traveloka,… thì việc xuất hóa đơn VAT là bất khả thi. Từ đó, dẫn đến không thể ghi nhận chi phí công tác hợp lý cho doanh nghiệp.

Việc thu thập các chứng từ và tổng hợp thành báo cáo chi phí còn gây mất nhiều thời gian. Phiền phức này ảnh hưởng cho không chỉ cho nhân sự đi công tác mà với cả các trợ lý hành chính, bộ phận kế toán, tài chính trong công ty. Từ đó, gia tăng áp lực cho hệ thống xử lý giấy tờ và lãng phí nguồn nhân lực. Chưa kể đến, tình trạng gian lận báo cáo, gian lận chứng từ, khai khống chi phí. Đây là điều thường xuyên diễn ra tại các doanh nghiệp nếu không được kiểm soát chặt chẽ.

Để giải quyết những bất cập đó, Tripi One phát triển ứng dụng công nghệ 4.0, giúp doanh nghiệp đặt chuyến đi và quản lý chi phí công tác hoàn toàn tự động qua nền tảng số hóa. Với các tiện ích đã được phát triển và thử nghiệm trên nhiều hệ thống lớn, Tripi One xử lý những vấn đề mà các doanh nghiệp lữ hành thông thường không thể đáp ứng.

a. Tripi One mang lại giải pháp gì?

Tripi One cung cấp cho khách hàng các tiện ích từ đặt vé máy bay, phòng khách sạn, dịch vụ thuê xe, dịch vụ trải nghiệm… Đồng thời, giúp các doanh nghiệp thiết lập quy trình phê duyệt, phân bổ hạn mức ngân sách hiệu quả. Trên hết, ứng dụng giúp tổng hợp chứng từ, báo cáo trên chỉ một nền tảng duy nhất.

Tripi One xuất hóa đơn VAT tự động trong vòng 24h làm việc kể từ khi chuyến đi hoàn tất. Xóa bỏ khoảng thời gian chờ đợi và giảm tải gánh nặng giấy tờ cho nhân sự.

b. Lợi ích khi sử dụng Tripi One:

Tripi One mang lại lợi ích không chỉ cho nhà quản lý, doanh nghiệp mà còn cả cho các nhân sự đi công tác:

Đối với nhà quản lý, doanh nghiệp:

Tripi One giúp phê duyệt các đề xuất công tác của nhân viên liên tục và kịp thời từ xa.
Kiểm soát và quản lý lịch trình công tác của nhân viên.
Linh động trích xuất báo cáo phục vụ công tác quản lý, phân bổ nguồn lực.

Đối với nhân viên:

Nền tảng giúp đề xuất công tác nhanh chóng, tiết kiệm thời gian ngay khi phát sinh nhu cầu.
96% nhân viên trải nghiệm công nhận ứng dụng giúp chủ động tạo lịch trình phù hợp với ngân sách.
Theo dõi quá trình phê duyệt đề xuất nhanh chóng tiện lợi ngay trên chiếc điện thoại di động.
Tự động tổng hợp báo cáo và thu thập chứng từ giúp giải phóng thủ tục giấy tờ phiền phức.