6 lý do tại sao bạn nên sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp

07/10/2021

4236

Khi doanh nghiệp nằm ở quy mô nhỏ hoặc mới thành lập, quản lý công việc và dữ liệu thông qua các bảng excel có thể chưa gặp phải nhiều vấn đề. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển, việc sắp xếp, quản lý dữ liệu, phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trở thành thách thức lớn với cách thức làm việc thủ công. Vì lý do đó, các phần mềm quản lý doanh nghiệp ra đời nhằm giải quyết các hoạt động kinh doanh, mở rộng quy mô và tăng trưởng một cách hiệu quả bằng cách khiến mọi thứ trở nên đơn giản.

Với việc sử dụng bất kỳ phần mềm quản lý doanh nghiệp nào, quy trình làm việc sẽ rõ ràng hơn, mọi thứ được tự động hóa và phân bổ hợp lý. Thêm vào đó, nó tiết kiệm cho bạn nhiều thời gian hơn để tập trung vào những cách mới và thú vị hơn để phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn thì dưới đây là 6 lý do bạn nên sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp (đã được rất nhiều nhà quản lý công nhận):

1. Cải thiện Hiệu quả và Năng suất của Nhân viên

Nếu bạn muốn trở thành một nhà quản lý doanh nghiệp giỏi, điều quan trọng là phải cung cấp các lợi ích phù hợp và các công cụ làm việc cần thiết cho nhân viên. Để nhân viên của bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn, họ cần các công cụ chất lượng, ví dụ như phần mềm kiểm soát hàng tồn kho hay phần mềm chăm sóc khách hàng (CRM).

Một khi bạn sắp xếp hợp lý quy trình và cách thức làm việc, nhân viên sẽ làm việc tốt hơn, chăm chỉ hơn và nhanh chóng hơn. Đó là lý do tại sao sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích. Nó cũng nâng cao mức độ trách nhiệm nhất định cho nhân viên của bạn đồng thời giúp họ làm việc dễ dàng hơn nhiều.

Các công việc lặp đi lặp lại thường gây nhàm chán và khiến nhân viên mất đi năng lượng làm việc. Thay vào đó các công cụ quản lý mạnh mẽ sẽ giúp họ tự động hóa các nhiệm vụ, tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho những việc khác có ích hơn.

2. Giúp tránh sai sót, thất thoát thông tin

Khi thông tin được chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác, sẽ có nguy cơ gặp phải một số lỗi hoặc thiếu mất một phần dữ liệu. Bạn có thể chịu đựng những lỗi như vậy hoặc dành nhiều tài nguyên và thời gian để sửa và kiểm tra mọi thứ.

Với việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, bạn không cần phải nhập cùng một thông tin thành nhiều lần. Ví dụ: nếu công ty của bạn sử dụng dịch vụ đám mây, tất cả dữ liệu của bạn sẽ có sẵn và an toàn cho tất cả các thành viên trong phòng ban/ doanh nghiệp của bạn.

Hơn nữa, phần mềm quản lý “tất cả trong một” có thể nâng cấp việc tổ chức, sắp xếp, quản lý dữ liệu của bạn đồng thời đảm bảo tránh bất kỳ lỗi thiếu sót hoặc trùng lặp thông tin do cách thức nhập liệu thủ công gây ra.

3. Cung cấp các công cụ giao tiếp quan trọng

Khi nói đến ngành kinh doanh, giao tiếp được coi là điều tối quan trọng vì nó là chìa khóa dẫn đến hiệu quả và thành công. Đây là lý do tại sao việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể hữu ích vì nó sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ giao tiếp tốt nhất mà bạn cần.

Thông thường, phần mềm quản lý doanh nghiệp bao gồm các công cụ liên lạc, chẳng hạn như trung tâm trò chuyện, tin nhắn văn bản và email mà mọi người trong nhóm/phòng ban có thể nhìn thấy. Vì các phần mềm như vậy dựa trên đám mây nên các công cụ giao tiếp có thể truy cập được trên mọi thiết bị được kết nối, bất kể nhân viên của bạn có đang làm việc từ xa hay không.

>>> XEM THÊM TOP 10 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT 2021

4. Giám sát nhiệm vụ, theo dõi mục tiêu của doanh nghiệp

Nhiều tính năng như “danh sách nhiệm vụ cần làm” có vai trò quan trọng trong phần mềm quản lý doanh nghiệp. Có danh sách tốt nhất có thể có nghĩa là có thể đạt được kết quả tốt. Về cơ bản, danh sách nhiệm vụ cho phép ít sai lầm hơn, hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và tránh các mục bị bỏ qua. Đây cũng là một cách dễ dàng để người giám sát luôn theo sát tình hình.

Hơn nữa, các nhiệm vụ quan trọng có thể được triển khai và gắn cờ ưu tiên theo thời gian thực, điều này có thể giúp nhân viên điều chỉnh quy trình làm việc của họ, đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành trước khi buổi làm việc kết thúc. Với danh sách tự động của phần mềm, có thể cải thiện năng suất bằng cách dễ dàng giao nhiệm vụ cho nhân viên để họ có thể bắt đầu làm việc càng sớm càng tốt.

>>> XEM THÊM TOP 17 ỨNG DỤNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TỐT NHẤT 2021

5. Giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật

Mọi thứ có thể dễ dàng bị bỏ qua hoặc bị lãng quên trong quá trình hoàn thành công việc hàng ngày một cách vội vàng. Do vậy, sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp bạn tránh vi phạm pháp luật. Thông thường, các phần mềm quản lý doanh nghiệp có đi kèm với các tính năng tích hợp, giúp cảnh báo trước các vi phạm quy định có thể xảy ra. Với điều này, bạn có thể tránh được các khoản phí phạt cũng như đảm bảo uy tín của doanh nghiệp trước các cơ quan chức năng.

6. Giúp Xây dựng Niềm tin và Cải thiện mối quan hệ Khách hàng

Điều này nghe có vẻ hơi lạ nhưng việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp cải thiện các mối quan hệ với khách hàng. Thông thường, nó sẽ có các tính năng cho phép bạn giao tiếp với khách hàng (cuộc gọi/tin nhắn/email), lưu trữ thông tin của khách hàng để đưa ra các chính sách hậu mãi, tư vấn phù hợp. Điều này sẽ nâng cao hình ảnh cho doanh nghiệp và giúp bạn kinh doanh tốt hơn.

Là một phần mềm hữu ích cho doanh nghiệp của bạn, nó cũng có thể giúp bạn cung cấp ngày giao hàng chính xác hơn, dịch vụ hậu mãi phù hợp cũng như nhanh chóng chia sẻ thông tin hữu ích với khách hàng. Kết quả là, khách hàng của bạn sẽ tận hưởng trải nghiệm mua hàng/ sử dụng dịch vụ tốt hơn.

Theo: homebusinessmag

Kết luận

Phần mềm quản lý doanh nghiệp có nhiều công dụng và chắc chắn có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn theo nhiều cách. Từ việc giúp bạn cải thiện năng suất đến nâng cấp hiệu quả kinh doanh, bạn có thể yên tâm rằng những phần mềm này rất đáng để bạn đầu tư.

Tuy nhiên, hãy đảm bảo chọn đúng phần mềm quản lý doanh nghiệp cho nhu cầu riêng của công ty bạn vì không phải tất cả chúng đều hoạt động như nhau; một số có thể không có các tính năng hoặc chức năng mà bạn đang tìm kiếm.