Hướng dẫn quản lý chuyến công tác và quản lý công tác phí từ A-Z

26/08/2021

4407

Quản lý các chuyến công tác có thể là một địa ngục với những trợ lý hành chính và các phòng ban như nhân sự, kế toán… cũng như với chính những người thực hiện chuyến đi. Việc nhân viên di chuyển khắp nơi, nhiều chuyến bay cần phải được đặt chỗ, sắp xếp nơi lưu trú, và một danh sách vô tận chi phí linh tinh cũng như các nhiệm vụ cần thực hiện khác tạo nên một sự hỗn độn khủng khiếp.

Trong hầu hết các trường hợp, quản lý chuyến công tác nói chung và quản lý công tác phí nói riêng là công việc thật sự nặng nhọc.

Điều này thật đáng buồn, vì đáng lẽ những chuyến công tác này vừa có thể mang lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp, lại vừa mang lại niềm vui cho nhân viên. Trên thực tế, chúng phải là một trong những cách thức để mở rộng mạng lưới, tăng khả năng kết nối với khách hàng và tạo ra những trải nghiệm lâu dài.

Tại sao quản lý chuyến công tác cũng như quản lý công tác phí lại là việc vặt mà không ai muốn làm? Và doanh nghiệp có thể làm gì để khắc phục điều này?

Trong bài đăng này, Tripi One sẽ chia sẻ chi tiết về những vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình quản lý của mình. (Chúng thực sự khá đơn giản và cách khắc phục cũng vậy).

Quản lý chuyến công tác của doanh nghiệp là gì?

Nói một cách đơn giản, quản lý chuyến công tác là các hoạt động mà một doanh nghiệp tạo ra để giám sát và tạo điều kiện cho việc đi công tác. Chúng bao gồm các quy trình lập kế hoạch chuyến đi để đặt chỗ và thanh toán mọi thứ cần thiết, các phê duyệt và giấy tờ cần thiết mà các phòng ban và cá nhân phải đảm bảo tuân thủ.

Một số doanh nghiệp thuê ngoài việc này cho các đại lý du lịch chuyên biệt. Trong phần này, Tripi One sẽ tập trung nhiều hơn vào tác động của phần mềm quản lý công tác phí và mức độ tự động hóa cho mọi người trong doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định điều gì khiến quản lý các chuyến đi công tác trở nên khó khăn như vậy?

Những thách thức lớn nhất đối với việc quản lý các chuyến công tác

Những khó khăn trong quản lý công tác phí

Ngay cả khi nghĩ rằng đã kiểm soát khá tốt, doanh nghiệp vẫn có thể tốn thời gian và công sức nghiêm túc chỉ để xử lý những công việc đáng lẽ phải rất đơn giản. Bạn có thấy những vấn đề sau ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của mình không?

1. Quản lý số lượng lớn các yêu cầu đi công tác:

Hầu hết các doanh nghiệp đều có người chịu trách nhiệm giám sát việc đi công tác. Trong các doanh nghiệp lớn, sẽ có một nhân sự chuyên quản lý công tác. Nhưng trong các doanh nghiệp nhỏ hơn và đang phát triển, vai trò này thường thuộc về một người nào đó trong phòng nhân sự hoặc kế toán – tài chính. Và đó chỉ là một trong những công việc của họ.

Nếu nhu cầu đi công tác là thường xuyên thì điều này trở thành một gánh nặng thực sự. Bạn sẽ có các yêu cầu đến từ khắp nơi trong doanh nghiệp và không phải lúc nào các nhân viên cũng tuân theo các quy trình thích hợp .

Một nhân viên có thể gửi email cho bạn, trong khi nhân viên khác gửi tin nhắn Zalo. Tệ hơn nữa, có nhân viên đến gặp trực tiếp bạn, khiến bạn phân tâm khỏi những gì bạn nên làm .

Chính bản chất khác biệt và không nhất quán của những tương tác này đã khiến chúng trở thành một vấn đề. Đây là một trong những lợi ích chính của tự động hóa mà chúng ta sẽ xem xét ngay sau đây.

2. Theo dõi phê duyệt

Cũng giống như trợ lý hành chính, nhân viên nhân sự hoặc kế toán cần theo dõi các yêu cầu, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng chuyến công tác đã được phê duyệt bởi những người phù hợp như trưởng phòng hoặc giám đốc điều hành. Điều này đòi hỏi việc tiếp xúc trực tiếp nhiều hơn – quy trình nhiều bước hơn.

Đây là nơi mà hệ thống quản lý các chuyến công tác của doanh nghiệp thực sự hữu ích. Quá trình phê duyệt có thể được thực hiện để mỗi nhân sự có trách nhiệm được thông báo và thực hiện thao tác phê duyệt mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc của họ.

3. Quản lý công tác phí

Công tác là một phần của hoạt động kinh doanh và được coi là điều cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp . Nhưng việc quản lý các khoản chi phí và tổng hợp hóa đơn thì rất khó chịu.

Có quá nhiều khoản chi phí lặt vặt cho mỗi chuyến đi như: vé máy bay, phòng khách sạn, đi lại từ nơi lưu trú đến địa điểm làm việc, ăn uống chi tiêu… và mỗi khoản chi này lại phát sinh rất nhiều hóa đơn chứng từ. Với số lượng nhân viên đi công tác lớn thì việc kiểm soát này càng trở nên khó khăn hơn.

Có một vấn đề khác là làm thế nào để biết cá nhân/phòng ban này đã chi tiêu bao nhiêu % trong tổng ngân sách cho phép? Để làm được điều này thì trợ lý hành chính/ nhân viên nhân sự/ tài chính kế toán sẽ phải thường xuyên làm các báo cáo chi phí rất mất thời gian và phiền phức.

4. Để nhân viên chủ động quyết định chuyến công tác:

Đối với nhiều doanh nghiệp, cách dễ nhất để tuân thủ và quản lý công tác phí là áp đặt các chuyến đi cho nhân viên. Nhưng trên thực tế, càng có thể để nhân viên tự thu xếp việc đi lại, thì gánh nặng đối với việc quản trị và tài chính của doanh nghiệp càng nhẹ.

Và nhân viên thực sự muốn quản lý hành trình của riêng họ . Đối với một số người, đi công tác là một trải nghiệm thú vị và là cơ hội để đến thăm một nơi nào đó mới. Nếu họ cảm thấy bị buộc phải thực hiện một số lựa chọn nhất định, điều này sẽ kém hấp dẫn. Đối với những nhân viên dày dạn kinh nghiệm đi công tác hơn, họ sẽ biết điều gì thực sự phù hợp với bản thân.

Hệ thống quản lý công tác phí tốt giúp việc để nhân viên chủ động quyết định chuyến đi hoàn toàn khả thi và dễ dàng.

5. Linh hoạt trong công tác quản lý

Như với hầu hết các chính sách của doanh nghiệp, bạn cần phải giữ quyền kiểm soát mà vẫn đảm bảo tính linh hoạt. Các quy tắc và hạn chế là cần thiết, nhưng nhân viên hạnh phúc nhất khi có một chút tự do.

Nhân viên đi công tác nên được tự quyết định giờ giấc, địa điểm lưu trú cũng như lịch trình di chuyển mà họ mong muốn, miễn là nó không ảnh hưởng tới chất lượng công việc.

6. Giảm thiểu sai sót

Các hóa đơn bị thất lạc, các khoản chi vượt ngân sách và tổng hợp chi phí không chính xác là những sai sót thường gặp trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Tất cả những điều này đều sẽ gây khó chịu và nhân viên mất tập trung vào công việc thực sự của mình.

Làm thế nào để quản lý chuyến công tác và quản lý công tác phí hiệu quả, dễ dàng hơn?

Doanh nghiệp cần tránh những điều sau để việc quản lý thuận tiện hơn:

Đặt ra quá nhiều quy tắc (đặc biệt là khi chúng khó hiểu)
Các luồng liên lạc quá nhiều (bao gồm cả email bổ sung cho người quản lý để phê duyệt)
Rất nhiều bước thủ công (như nộp tài liệu in và hóa đơn chứng từ)
Quy trình không rõ ràng

Lý tưởng nhất là doanh nghiệp sẽ có một quy trình hoặc nền tảng đặt chuyến công tác, cũng như hướng dẫn nhân viên qua từng bước. Tại đây, các quy tắc được tích hợp sẵn, vì vậy nhân viên sẽ không bị bối rối và có thể nắm được rất rõ họ cần phải làm gì.

Chúng ta sẽ xem xét một số ví dụ điển hình về điều này ngay sau đây. Nhưng một nền tảng như vậy sẽ trông như thế nào?

Nền tảng quản lý chuyến công tác là gì?

Như tên gọi của nó, nền tảng này giúp các doanh nghiệp quản lý chuyến công tác cũng như quản lý các khoản công tác phí hiệu quả. Chúng có thể là các công cụ được xây dựng có mục đích từ các bên thứ ba, hoặc một số doanh nghiệp lớn thậm chí còn xây dựng công cụ của riêng họ.

Giờ đây, nền tảng quản lý công tác phí như Tripi One đã có sẵn, với chi phí tương đối thấp, vì thế việc doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống từ đầu là không cần thiết.

Mục đích của nền tảng này là “giám sát, điều tiết và điều phối các hoạt động đi lại và chi phí của nhân viên trong doanh nghiệp.” Đây chủ yếu là những công việc thủ công thường được thực hiện bởi các trợ lý hành chính hoặc có thể bởi một người quản lý công tác trong doanh nghiệp.

Với nền tảng quản lý của Tripi One, công việc này có thể được sắp xếp hợp lý hoặc hoàn toàn tự động. Đây sẽ là công cụ giúp giải phóng sức lao động của nhân viên cho những công việc có giá trị hơn là giám sát kế hoạch công tác của người khác.

Tại sao tự động hóa trong quản lý chuyến công tác lại quan trọng?

Nhiều vấn đề mà chúng ta đã thấy ở trên liên quan đến hai chủ đề: thời gian và công sức. Mỗi một bước trong quy trình mà doanh nghiệp yêu cầu nhân viên thực hiện đều cần có thời gian.

Những công việc này càng tốn thời gian và tẻ nhạt, thì khả năng các nhân viên thực sự muốn làm chúng càng ít. Họ bỏ qua các bước, bỏ qua các quy tắc nhất định rồi đến cuối cùng thì các quy trình của doanh nghiệp cho việc đi công tác đều không được tuân thủ.

Điều này sẽ được khắc phục nếu doanh nghiệp thực hiện việc tự động hóa cho chuyến công tác. Doanh nghiệp có thể xây dựng các quy tắc của mình thành một hệ thống quản lý chuyến công tác trên nền tảng có sẵn như Tripi One và sau đó không ai phải thực sự nhớ hoặc đặt câu hỏi. Họ chỉ đơn giản là làm theo quy trình từ bước này sang bước khác một cách rất công khai, minh bạch và dễ dàng.

Mọi thứ trở nên thật dễ dàng giống như trò chơi điện tử vậy – nhân viên không thể lên cấp độ tiếp theo cho đến khi hoàn thành cấp độ này. Kết quả là việc đặt chuyến công tác có ít lỗi hơn (nếu có) và những nhân sự có trách nhiệm quản lý việc này có thể tự do thực hiện các công việc quan trọng hơn. Ngoài ra, nếu nhân viên có thể tự đặt chuyến đi, họ có thể lên kế hoạch cho chuyến đi phù hợp nhất với họ.

Doanh nghiệp vẫn có thể bao gồm bất kỳ quy tắc hoặc hạn chế nào theo mong muốn trên nền tảng của Tripi One. Doanh nghiệp có thể giới hạn ngân sách ở mức thích hợp (tự động) và thậm chí hạn chế các nhà cung cấp có sẵn nếu điều đó thực sự quan trọng.

Về cơ bản, nền tảng của Tripi One sẽ linh hoạt và thân thiện với người dùng đúng như những gì mà bạn mong muốn!

Quản lý công tác phí

Chi phí cho mỗi chuyến công tác nên được tính tổng kết toàn bộ sau khi chuyến đi đó đã kết thúc, bao gồm chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, chi phí thuê phòng nghỉ,… hợp lý theo Quy định (Tham khảo quy định công tác phí TẠI ĐÂY). Điều này cho biết chi phí thực sự của chuyến công tác. Sau đó, cần so sánh, báo cáo và tổng kết lại dựa trên mức ngân sách của phòng ban/cá nhân cũng như tổng chi phí của doanh nghiệp.

Tại sao điều này lại khó?

Phần lớn các doanh nghiệp có cùng vấn đề với việc quản lý chi phí:

Không có kế hoạch và phân bổ rõ ràng cho chi phí công tác
Mỗi chi phí được phê duyệt lẻ tẻ và không nằm trong một phần của toàn bộ ngân sách tổng thể
Cấp thẻ tín dụng công ty cho nhân viên sử dụng
Khi không có thẻ tín dụng công ty, nhân viên buộc phải tạm ứng tiền của họ trước.

3 và 4 là lý do tại sao việc theo dõi chi tiêu của doanh nghiệp có thể rất khó khăn. Nếu mọi người dùng chung một vài thẻ tín dụng của công ty, ngay lập tức sẽ không rõ ai đã chi tiêu những gì và tại sao.

Và như chúng ta đã biết, yêu cầu nhân viên tạm ứng tiền túi là công thức dẫn đến thảm họa. Bạn sẽ rất khó giám sát, tạo ra nhiều thủ tục giấy tờ hơn mỗi tháng và nhân viên ghét điều đó!

Khi các doanh nghiệp phát triển, họ có xu hướng bổ sung các quy trình từng phần một. Khi mới thành lập, khi một doanh nghiệp chỉ có ít nhân viên, một thẻ tín dụng công ty vẫn ổn. Người sáng lập/Giám đốc điều hành biết những gì cần phải chi tiêu và có thể tự mình thực hiện hầu hết các khoản thanh toán. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, số thẻ được sử dụng tăng lên và liên tục có sự nhầm lẫn không biết ai có thẻ nào và đã sử dụng ra sao. Khi điều đó trở nên không thể thực hiện được, doanh nghiệp bắt đầu yêu cầu nhân viên nộp báo cáo chi phí.

Và vào thời điểm doanh nghiệp có một đội ngũ kế toán – tài chính và giám đốc tài chính chuyên dụng, có rất nhiều cách chi tiêu khác nhau tại nơi làm việc khiến toàn bộ mọi thứ trở nên lộn xộn.

Giải pháp cho chứng đau đầu do quản lý chi phí công tác:

Cách tốt nhất để khắc phục các vấn đề quản lý công tác phí của doanh nghiệp là điều chỉnh các khoản chi tiêu của bạn là sửa chữa chi tiêu, mà càng có nhiều quy trình đặc biệt, tự làm, thì càng khó để duy trì mọi thứ.

Thay vào đó, bạn cần một phương pháp quản lý chi phí có mục đích.

Lựa chọn tốt nhất của bạn là sử dụng các phương thức thanh toán được thiết kế cho doanh nghiệp, vì thẻ tín dụng công ty và báo cáo chi phí thực sự chỉ có tác dụng tạm thời và gây rất nhiều phiền phức.

Thay vào đó, sử dụng ứng dụng Tripi One giúp bạn quản lý toàn bộ quy trình công tác một cách đơn giản, đầy đủ và dễ dàng:

Thiết lập kế hoạch ngân sách cho từng cá nhân, phòng ban cụ thể
Kiểm soát mức độ chi tiêu, cảnh báo và ngăn ngừa lạm chi vượt ngân sách
Xây dựng và thiết lập quy trình cho chuyến công tác ngay trên nền tảng (tự xây dựng hoặc Tripi One tư vấn, hỗ trợ)
Nhân viên chủ động đặt chuyến đi theo nhu cầu, theo hạn mức cho trước
Thông báo và phê duyệt chuyến công tác online dành cho cấp quản lý
Tổng hợp hóa đơn và báo cáo chi phí tự động trên nền tảng
Thanh toán nhanh chóng và linh hoạt qua nhiều hình thức: Tài khoản ví điện tử công ty/ thẻ tín dụng/ tài khoản ngân hàng

Tất cả các phương thức thanh toán này đều cần được phê duyệt trước, với quy trình và nhân sự phụ trách mà doanh nghiệp có thể tự thiết lập (được ghi lại lịch sử, dễ dàng tra soát, đối chiếu) và mọi khoản phí đều được chỉ định cho nhân viên/ phòng ban phù hợp.

Điều đó có nghĩa là bạn không phải “theo dõi” các khoản thanh toán. Đã xong.

Nếu đây là điều mà doanh nghiệp của bạn còn thiếu, hãy trải nghiệm ngay bây giờ để cảm nhận sự thay đổi. Thật dễ dàng để bắt đầu khiến việc quản lý công tác nói chung và quản lý công tác phí nói riêng trở nên an toàn, bảo mật và thuận tiện.