2452
Quản lý chi tiêu trong kinh doanh là mối quan tâm chính đối với tất cả các doanh nghiệp. Điều này sẽ rất khó thực hiện với các quy trình thủ công, biên lai giấy và ghi chú viết tay. Bằng cách sử dụng phần mềm để theo dõi và giám sát chi tiêu của nhân viên, các công ty có thể đẩy nhanh quá trình quản lý, giảm sai sót và thực hiện thanh toán nhanh hơn.
Phần mềm quản lý chi tiêu doanh nghiệp là gì?
Quản lý chi tiêu không chỉ là theo dõi chi tiêu của nhân viên mà còn xác định cách doanh nghiệp sẽ hoàn trả các khoản chi phí phát sinh. Cùng với đó là việc thực hiện các thủ tục và chính sách để kiểm soát những loại chi tiêu này. Ví dụ: nếu nhân viên được cấp tiền ăn hàng ngày khi đi công tác, thì quy trình quản lý chi tiêu sẽ tính đến các quy trình để hoàn trả chi phí cho người lao động.
Phần mềm quản lý chi tiêu giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán chi phí cho nhân viên bằng cách tự động hóa phần lớn quy trình đó. Bên cạnh đó, nó cũng giúp giảm nhu cầu sử dụng giấy, giảm thời gian xử lý chi phí, giảm thiểu sai sót và gian lận trong chi tiêu. Mục đích cuối cùng của phần mềm quản lý chi tiêu là giúp các cấp quản lý giám sát việc sử dụng chi phí và phân bổ hợp lý các nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.
Tại sao Quản lý Chi tiêu lại Quan trọng?
Tất cả các doanh nghiệp phải có khả năng thanh toán hóa đơn đúng hạn để duy trì hoạt động kinh doanh và chi phí cho nhân viên là một trong những loại hóa đơn đó. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào có nhân viên hoạt động kinh doanh bên ngoài văn phòng, quản lý chi tiêu sẽ luôn là yếu tố quan trọng. Ngay cả những thứ đơn giản như bữa trưa của khách hàng do nhân viên kinh doanh thanh toán bên ngoài phạm vi văn phòng cũng cần phải được lập thành văn bản, phê duyệt và hoàn trả.
Với quy trình quản lý chi tiêu hiệu quả được áp dụng, các doanh nghiệp có thể thanh toán các khoản bồi hoàn đó một cách nhanh chóng và chính xác. Nhân viên không thích chờ đợi nhiều tháng để nhận lại tiền bồi hoàn sau khi họ đã phải tự chi trả một khoản chi phí nào đó.
Thay vào đó, phần mềm quản lý chi tiêu giúp đơn giản hóa quy trình hoàn trả chi phí cho nhân viên bằng cách tự động hóa phần lớn quy trình đó. Phần mềm giảm nhu cầu sử dụng giấy, giảm thời gian xử lý chi phí và giảm thiểu sai sót.
>>> XEM THÊM: QUẢN LÝ CHI PHÍ DÀI HẠN TRONG “KHỦNG HOẢNG” DỊCH COVID-19
Những bất tiện của việc quản lý chi tiêu thủ công:
Các doanh nghiệp có nhiều cách khác nhau để quản lý chi tiêu, bao gồm:
- Theo dõi giấy tờ: Đây là cách quản lý chi tiêu truyền thống và đã lỗi thời, với việc nhân viên thu thập các biên lai bằng giấy và trình bộ phận kế toán phê duyệt hàng tháng hoặc hàng quý.
- Bảng tính: Đây là một lựa chọn phổ biến giữa các doanh nghiệp đang cố gắng giảm bớt sự phụ thuộc vào giấy tờ mà vẫn chưa chuyển sang hệ thống quản lý chi tiêu chuyên dụng, tự động.
- Phần mềm quản lý chi tiêu: Cách tiếp cận này đơn giản hóa quá trình quản lý. Phần mềm cảnh báo người quản lý về các báo cáo chi phí cần được xem xét, cho phép họ chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu. Các chi phí đã được phê duyệt sau đó sẽ tự động được chuyển đến kế toán để thanh toán.
Quản lý chi tiêu là một quy trình gồm nhiều bước bao gồm thu thập và gửi chi phí, có thể bao gồm: Gửi yêu cầu thanh toán, chấp thuận hoặc từ chối những yêu cầu đó, lên lịch yêu cầu thanh toán và cuối cùng là chi trả cho nhân viên.
Đối với một hệ thống thủ công, đặc biệt là đối với doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên làm việc ngoài văn phòng ngày càng cao thì thiếu thông tin, phê duyệt mà không xem xét kỹ lưỡng và phê duyệt chậm đều là những vấn đề thường gặp. Điều này không chỉ làm lãng phí thời gian mà còn khiến nhân viên băn khoăn không biết kiểm tra các khoản đã chi tiêu của họ cũng như tiến độ thanh toán ở đâu.
>>> XEM THÊM: 10 LỢI ÍCH CỦA CHUYỂN ĐỔI SỐ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP TRONG BỐI CẢNH DỊCH COVID-19
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý chi tiêu?
Phần mềm giúp tự động hóa quy trình quản lý chi tiêu của nhân viên, nghĩa là không cần nhiều giấy hoặc bảng tính, giảm bớt gánh nặng công việc của quản trị viên/trợ lý hành chính và giúp mọi thứ được xử lý nhanh hơn. Ngoài ra, nó có thể cải thiện tỷ lệ tuân thủ chính sách, cũng như loại bỏ các khoản chi gian lận khỏi doanh nghiệp.
1. Loại bỏ thủ tục giấy tờ và các báo cáo đầy lỗi
Báo cáo chi phí thủ công khiến nhân viên của bạn sa lầy với đống biên lai/hóa đơn và bảng tính. Nhân viên của bạn phải lưu biên lai bằng giấy để ghi lại các khoản chi của họ, trong khi phòng tài chính, kế toán phải trải qua rất nhiều thủ tục giấy tờ để xác minh và phê duyệt các báo cáo chi phí.
Tự động hóa loại bỏ nhu cầu về thủ tục giấy tờ. Nhân viên của bạn có thể tải các biên lai của họ bằng điện thoại di động trực tiếp lên ứng dụng quản lý chi tiêu. Sau đó, phòng tài chính, kế toán có thể lấy báo cáo từ đó. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm rất nhiều thời gian và loại bỏ các nguồn gây lỗi. Ngay cả khi sai sót xảy ra, người quản lý tài chính có thể truy xuất nguồn gốc của chúng, điều này thường rất khó thực hiện với hồ sơ giấy.
2. Cải thiện tỷ lệ tuân thủ chính sách
Việc thực thi các chính sách chi tiêu, nhất là đối với các khoản công tác phí và duy trì sự tuân thủ là điều khá khó khăn khi doanh nghiệp không có một hệ thống phù hợp. Khi vô số chi phí bắt đầu đổ vào, rất khó để phòng tài chính, kế toán theo dõi và đảm bảo tuân thủ cho các giao dịch được nhập vào bảng tính. Họ sẽ phải xác thực mọi khoản chi phí so với chính sách chi phí của doanh nghiệp theo cách thủ công, điều này có thể dẫn đến sai sót và thất thoát.
Thay vào đó, bạn có thể tùy chỉnh hệ thống quản lý chi tiêu của mình phù hợp với chính sách của doanh nghiệp. Phần mềm được lập trình để tự động phát hiện và gắn cờ các chi phí vi phạm chính sách, từ đó, những người phê duyệt sẽ được thông báo về các vi phạm nếu có, thời gian chúng xảy ra để có quyết định phù hợp. Điều này đơn giản hóa hơn nữa công việc cho phòng tài chính, kế toán vì họ có thể kiểm tra tính tuân thủ của các khoản chi phí trong thời gian thực và phê duyệt hoặc từ chối chúng trong một vài cú nhấp chuột.
3. Ngăn chặn gian lận chi phí:
Môi trường hỗn loạn của quá trình xử lý chi phí thủ công tạo điều kiện cho các hành vi gian lận, như gửi cùng một biên lai hai lần, viết khống hóa đơn và làm tròn chi phí. Việc kiểm soát các hoạt động này là rất khó, vì việc xử lý chi phí thủ công khiến việc xác định các khiếu nại đáng ngờ và theo dõi với nhân viên liên quan để giải quyết vấn đề trở nên gần như bất khả thi.
Một cách dễ dàng để chấm dứt gian lận chi phí là tự động hóa các quy trình quản lý chi tiêu. Tự động hóa có thể chọn các mục nhập trùng lặp trong đó cùng một khoản chi phí được gửi hai lần và gửi thông báo đến người gửi (và người phê duyệt của họ) để hợp nhất hoặc xóa chi phí. Ngoài ra, với quy trình làm việc được tùy chỉnh, bạn có thể tối đa hóa tính minh bạch bằng cách kích hoạt quy trình xem xét kép – sẽ có nhiều phòng ban/ cấp quản lý xem xét bổ sung trước khi quyết định thanh toán chi phí.
4. Tăng tốc độ phê duyệt và thanh toán:
Quy trình phê duyệt không hiệu quả, trong đó người quản lý và kế toán dành nhiều thời gian để xem xét thủ công từng báo cáo chi phí và chuyển nhiệm vụ từ người phê duyệt này sang người phê duyệt khác, dẫn đến việc thanh toán chậm trễ.
Doanh nghiệp có thể thay đổi điều này bằng cách chọn phần mềm quản lý chi tiêu và tùy chỉnh quy trình phê duyệt. Vì vậy, khi người phê duyệt đã phê duyệt báo cáo, nhiệm vụ sẽ tự động được chuyển cho người phê duyệt tiếp theo trong hàng và họ sẽ được thông báo để hoàn thành phần của mình trong quy trình phê duyệt. Sau khi tất cả các phê duyệt được thu thập, người quản lý tài chính có thể xem xét và thanh toán chi phí bằng một vài cú nhấp chuột.
5. Tăng khả năng kiểm soát:
Quản lý chi tiêu thủ công giới hạn khả năng hiển thị chi phí theo thời gian thực — thông tin chi tiết mà bạn thu thập được sau khi trích xuất dữ liệu từ các nguồn khác nhau có thể mất hàng tuần. Để theo dõi tình trạng các quỹ của doanh nghiệp đang được sử dụng, phòng tài chính, kế toán của bạn sẽ cần ít nhất vài ngày để xem xét hồ sơ và đưa ra một báo cáo. Quản lý chi tiêu doanh nghiệp theo cách thủ công ảnh hưởng đến độ chính xác của dữ liệu và hạn chế mức độ giám sát của bạn đối với dòng tiền của công ty.
Trong khi đó, hầu hết các hệ thống quản lý chi tiêu đều cung cấp các báo cáo phong phú về chi phí, vi phạm chính sách, khoản thanh toán, v.v. Với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể sử dụng báo cáo vi phạm chính sách để xem những người vi phạm chính sách hàng đầu trong doanh nghiệp hoặc sử dụng báo cáo chi phí theo danh mục để xem các kiểu chi tiêu của nhân viên.
Bên cạnh việc đưa ra quyết định nhanh chóng, các báo cáo này cho phép phòng tài chính và nhân viên của bạn làm việc cùng nhau để thu hẹp các nhà cung cấp tốt nhất, đồng thời thương lượng các giao dịch và chiết khấu tốt hơn với họ (hãy nghĩ: tiết kiệm chi phí). Tóm lại, bạn có thể theo dõi dòng tiền của doanh nghiệp và giám sát hoạt động tài chính của doanh nghiệp hiệu quả hơn tới 80%.
Kết luận cuối cùng:
Tóm lại, các quy trình quản lý chi tiêu thủ công là một vấn đề khó khăn đối với nhân viên và đội ngũ tài chính. Và chúng khiến chi phí vận hành doanh nghiệp bị đội lên nhiều lần: Ngoài chi phí thất thoát do sai sót, bạn còn phải trả tiền cho thời gian làm việc của nhân viên để tạo báo cáo, xử lý chúng, sửa lỗi và đối phó với các khoản gian lận.
Với phần mềm quản lý chi phí, nhân viên của bạn có thể nắm bắt các biên lai và tạo báo cáo chi phí mọi lúc mọi nơi. Họ cũng có thể được thông báo về trạng thái của quá trình phê duyệt. Bên cạnh đó, phần mềm giúp nhân viên duy trì việc tuân thủ chính sách, hạn chế sự can thiệp thủ công của phòng tài chính,kế toán, đồng thời giảm thời gian xử lý báo cáo và làm thủ tục thanh toán. Nhìn chung, một phần mềm quản lý chi tiêu lý tưởng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc, đồng thời giữ cho nhân viên của bạn làm việc hiệu quả và hài lòng.
Nguồn tham khảo: netsuite.com, zoho.com
Quản lý chi phí dài hạn trong “khủng hoảng” dịch Covid 19 
