Khoản chi công tác phí bao gồm những gì?

Trong hoạt động doanh nghiệp, không ít lần nhân viên cần phải đi công tác để đáp ứng yêu cầu kinh doanh của công ty. Vậy khi đó, chủ doanh nghiệp và nhà quản lý cần phải tính các khoản phí như thế nào và công tác phí bao gồm những khoản nào? Tripi One sẽ giải đáp giúp bạn trong bài viết dưới đây.

Khoản chi công tác phí bao gồm những gì và khi nào được thanh toán?

Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC nêu rõ:

Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).

Theo đó, nhân viên khi được cử đi công tác sẽ được thanh toán theo thời gian công tác thực tế, dựa trên giấy tờ, hóa đơn và bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc theo giấy mời tham gia đoàn công tác.

Thời gian được hưởng công tác phí tính bao gồm cả ngày nghỉ lễ, tết trùng với lịch trình công tác và thời gian đi đường.

Tuy nhiên, nhân viên thực hiện công tác cần phải đáp ứng các điều kiện sau đây để được thanh toán chi phí:

• Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao, không xử lý công việc cá nhân khi đi công tác
• Được chủ doanh nghiệp, người quản lý cử đi công tác hoặc tham gia đoàn công tác
• Có đầy đủ các chứng từ để thanh toán như giấy đi đường của người tham gia công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi thực hiện công tác và khách dạn, nhà nghỉ nơi nhân viên lưu trú, hóa đơn, chứng từ mua bán sử dụng một số dịch vụ cần thiết cho việc công tác bằng các phương tiện giao thông giấy mời,…

Trong 4 khoảng thời gian sau nhân viên sẽ không được thanh toán khoản chi công tác phí (Khoản 4 Điều 3 Thông tư 40)

• Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức,…
• Những ngày đào tạo, học tập dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ riêng cho người đi học
• Những ngày xử lý công việc riêng trong thời gian công tác.
• Thời gian được giao nhiệm vụ thường trú hoặc thường xuyên làm việc tại một địa phương hoặc cơ quan khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

Phụ cấp dành cho nhân viên thực hiện công tác

Ngoài việc thanh toán chi trả các khoản phí công tác, nhân viên thực hiện công tác còn được hưởng phụ cấp và các chế độ như sau:

Theo khoản 2 Điều 12 Luật cán bộ, công chức năm 2008, nhân viên được hưởng tiền làm thêm giờ, tiền làm đêm, khoản chi công tác phí và các chế độ khác theo quy định của pháp luật

Các khoản phụ cấp này bao gồm khoản chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú và tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác.

1. Phụ cấp lưu trú

Mức phụ cấp lưu trú cho nhân viên đi công tác là 200.000đ/ngày/người. Nếu thời gian công tác diễn ra trong ngày thì căn cứ vào số giờ thực tế đi công tác, thời gian phải làm ngoài giờ hành chính để trả phụ cấp cho nhân viên

2. Tiền thuê phòng nghỉ tại nơi công tác

Có hai hình thức để chi trả cho việc lưu trú của nhân viên theo hình thức khoán hoặc dựa trên hóa đơn thực tế tùy theo quy định của công ty. Mức khoán là khoản ngân sách mà công ty đưa ra cho người thực hiện công tác chi tiêu trong khuôn khổ hạn mức nhất định. Thanh toán trên hóa đơn thực tế, người đi công tác phải có nghĩa vụ lưu lại những chứng từ, giấy tờ, hóa đơn cần thiết để đáp ứng việc thanh toán.

3. Chi phí đi lại

Nhân viên cũng được thanh toán chi phí đi lại dựa trên hai hình thức khoán hoặc hóa đơn thực tế.

Thanh toán theo hóa đơn thực tế: dựa trên giá ghi trên vé máy bay, vé tàu, hóa đơn, chứng từ mua vé hợp pháp hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện, không bao gồm cộng thêm các chi phí dịch vụ khác như tham quan du lịch. Chi phí đi lại bao gồm:

• Chi phí chiều đi và về từ nhà hoặc cơ quan đến sân bay, ga tàu, bến xe, vé máy bay, vé tàu, xe vận tải công cộng đến nơi công tác và theo chiều ngược lại
• Chi phí đi lại tại địa phương nơi đến công tác từ chỗ nghỉ đến nơi làm việc, từ sân bay, ga tàu, bến xe về nơi nghỉ (lượt đi và lượt về)
• Cước, phí di chuyển bằng phương tiện đường bộ, đường thủy, đường biển cho bản thân và phương tiện cho người đi công tác.
• Cước tài liệu, thiết bị, dụng cụ, đạo cụ (nếu có) phục vụ trực tiếp cho chuyến công tác mà người đi công tác phải ứng trước
• Cước hành lý của người đi công tác bằng phương tiện máy bay trong trường hợp giá vé không bao gồm cước hành lý mang theo.

Tuy nhiên, đối với những vùng không có phương tiện vận tải, người đi công tác cần phải thuê thì sẽ được xem xét, thanh toán tiền thuê theo hợp đồng thuê hoăc giấy biên nhận với chủ phương tiện.

Đối với việc thanh toán chi phí đi lại theo giá vé máy bay, Thông tư 40 có nêu rõ:

• Hạng thương gia: Bộ trưởng và các chức danh tương đương, thứ trưởng và cán bộ lãnh đạo có hệ số phụ câp chức vụ từ 1,3 trở lên, phó trưởng các đoàn chính trị – xã hội ở Trung ương, Bí thư Thường trực Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
• Hạng ghế thường: các đối tượng còn lại

Thanh toán theo hình thức khoán: thường được áp dụng với kinh phí sử dụng ô tô khi đi công tác, tiền tự túc phương tiện đi công tác.

• Chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô đi công tác tự nguyện đăng ký khoản kinh phí sử dụng ô tô. Mức khoán khi đi công tác = Đơn giá khoán x khoảng cách thực tế đi công tác hàng tháng của từng chức danh;
• Công chức không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác, nhưng nếu đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10km (với xã khó khăn, đặc biệt khó khăn) hoặc 15km (xã còn lại) trở lên mà tự đi bằng xe của mình: 0,2 lít xăng/km.

Trên đây, Tripi One đã chia sẻ cho các bạn về khoản chi công tác phí bao gồm những gì và quy định thanh toán. Hi vọng những thông tin trên sẽ là kiến thức hữu ích đồng hành cùng các bạn trong những chuyến công tác sắp tới.

Waveform Wipeout-GoldBerg