1999
Đã có rất nhiều tổ chức đang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để gia tăng lợi nhuận của họ. Tuy nhiên, một số chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn đang tranh luận về việc có cần đầu tư vào phần mềm quản lý nhân sự hay không. Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc quyết định liệu HRMS có mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của mình hay không, hãy tham khảo bài viết của Tripi One để có những nhận định chính xác hơn nhé!
Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm giúp tự động hóa và kiểm soát việc quản lý nhân sự; chức năng và hoạt động của họ trong một tổ chức. Nó có thể thực hiện nhiều chức năng khác nhau bao gồm tổ chức và quản lý thông tin chi tiết về nhân viên và thông tin tổ chức của một doanh nghiệp, giúp những thông tin này dễ dàng được truy cập.
Các chuyên gia tin rằng đó là phương pháp tốt nhất để lưu trữ, quản lý hồ sơ quan trọng của tất cả nhân viên. Thông tin được thu thập bởi HRMS cũng có thể giúp bạn quản lý và đánh giá hiệu suất của nhân viên, từ đó quyết định chế độ lương thưởng, cùng với nhiều khía cạnh quản trị khác của doanh nghiệp.
>>> XEM THÊM: QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC (HRM) LÀ GÌ? VAI TRÒ VÀ MỤC TIÊU CỦA HRM
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự là một quyết định lớn và quan trọng, vì vậy bạn cần biết nó có lợi ích thực sự và hữu hình gì cho doanh nghiệp của mình:
1. Trao đổi thông tin tốt hơn trong toàn tổ chức
Chức năng quản lý nhân sự của một doanh nghiệp bao gồm tất cả những vấn đề về con người: tuyển dụng những người giỏi nhất, huấn luyện họ, hỗ trợ họ giải quyết các vấn đề và cuối cùng là đạt được hiệu quả kinh doanh rộng lớn hơn. Phần mềm HRMS giúp giải phóng đội ngũ nhân sự khỏi khối lượng công việc đơn điệu thông qua tự động hóa quy trình và các thao tác, dựa trên quản trị có nghĩa là họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ định hướng vào con người, tạo ra sự khác biệt.
Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn có quy mô nhỏ, cách tốt nhất để cải thiện hiệu suất tổng thể là bằng cách thúc đẩy giao tiếp hiệu quả. Người ta chứng minh rằng khi nhân viên có mối quan hệ lành mạnh, họ có nhiều khả năng đóng góp vào sự phát triển chung của tổ chức. Phần mềm quản lý nhân sự có thể cung cấp cho nhân viên và trưởng bộ phận của bạn thông tin liên lạc hai chiều thông qua các thiết bị cá nhân hoặc công việc của họ bất cứ khi nào cần.
Hơn nữa, các tài liệu được chia sẻ và thông tin cần thiết khác cũng có thể được thêm vào thông qua các cổng thông tin dễ truy cập này. Cuối cùng, doanh nghiệp có thể duy trì đào tạo cho nhân viên, thông báo kỷ luật, yêu cầu bồi thường và quản lý công việc thông qua hệ thống phần mềm.
2. Giảm chi phí và gánh nặng hành chính
Các nhân viên trong phòng nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện nhiều nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, từ tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới đến quản lý quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Một hệ thống nhân sự có thể tự động hóa liền mạch quy trình làm việc, cập nhật các thay đổi đối với thông tin nhân viên và nắm bắt dữ liệu kinh doanh chính và KPI dựa trên con người chỉ bằng một nút bấm có khả năng tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc khi so sánh với các quy trình thủ công.
Việc sử dụng phần mềm HRMS để tự động hóa các quy trình nhân sự trong tổ chức của bạn có khả năng cao giúp bạn tiết kiệm chi phí quản lý về lâu dài, thậm chí tính đến chi phí ban đầu của hệ thống và chi phí vận hành liên tục. Ví dụ: có khả năng bạn sẽ cần thuê ít quản trị viên nhân sự hơn để thực hiện các nhiệm vụ quản trị thủ công.
3. Đảm bảo tính nhất quán và phân tích dữ liệu kịp thời
Phần mềm HRMS giúp dễ dàng theo dõi thông tin của nhân viên, chẳng hạn như dữ liệu vắng mặt, số liệu doanh thu và một loạt các chỉ số nhân sự quan trọng khác. Doanh nghiệp của bạn sẽ được hưởng lợi khi có quyền truy cập vào dữ liệu đó, cũng như khả năng phân tích dữ liệu đó một cách hiệu quả để hỗ trợ các quyết định kinh doanh quan trọng và hình thành các chiến lược kinh doanh trong tương lai.
Bên cạnh các lợi ích chính đã nêu trên, phần mềm quản lý nhân sự cụ thể sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp những công việc gì?
Dưới đây là các tính năng phần mềm HRMS tốt có thể cung cấp:
1. Tuyển dụng và giới thiệu:
Phần mềm HRMS cho phép các tổ chức thiết lập quy trình làm việc, từ đó đăng tải thông tin, lưu trữ hồ sơ tuyển dụng đến đánh giá các ứng cử viên phù hợp cũng như quản lý tình trạng hợp đồng để phục vụ cho công tác tuyển dụng. Bên cạnh đó, nó cũng giúp tạo và quản lý hồ sơ nhân viên một cách khoa học để doanh nghiệp có thể truy cập dễ dàng bất cứ khi nào cần.
2. Quản lý hiệu suất và quản lý tài năng
Thêm tự động hóa vào quy trình đánh giá hiệu suất hàng năm bằng cách tạo các biểu mẫu và quy trình làm việc để đối chiếu phản hồi về hiệu suất của nhân viên. Chạy báo cáo để phân tích hiệu suất của nhân viên trong toàn doanh nghiệp và xác định nhu cầu đào tạo hoặc cơ hội thăng tiến trong tương lai.
3. Lập lịch trình và quản lý thời gian
Các trưởng phòng, trưởng nhóm có thể điều phối các mô hình làm việc của các nhân viên dưới quyền. Thông qua việc quản lý ngày nghỉ cũng như thời gian làm việc của nhân viên, họ sẽ sắp xếp và đảm bảo nguồn nhân lực được phân bổ hợp lý ngay cả trong các giai đoạn bận rộn. Điều này sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và dễ dàng bằng cách sử dụng các chức năng tự động có sẵn trong hầu hết các nền tảng HRMS.
4. Phân tích dữ liệu lực lượng lao động
Người dùng có thể chạy một loạt các báo cáo để đưa ra số liệu thống kê có ý nghĩa về lực lượng lao động của họ và sử dụng thông tin này để củng cố chiến lược con người của tổ chức. Dữ liệu này giúp bạn thiết kế các chương trình hiệu quả để thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và cải thiện năng suất tổng thể.
Ví dụ với các dữ liệu liên quan đến hiệu quả làm việc của nhân viên, nhà quản lý có thể đánh giá đầy đủ kỹ năng, năng lực của nhân viên đó để đưa ra định hướng đúng đắn cũng như quyết định khen thưởng, kỷ luật.
>>> XEM THÊM: QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG GIAI ĐOẠN COVID-19, NHẤT ĐỊNH PHẢI NẮM RÕ!
Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự nào phù hợp với doanh nghiệp bạn?
Với rất nhiều nhà cung cấp trên thị trường, việc lựa chọn phần mềm HRMS phù hợp với nhu cầu không phải lúc nào cũng dễ dàng.
Trước khi bắt đầu tìm kiếm, hãy dành thời gian xem xét một số câu hỏi về nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp bạn. Ví dụ: bạn là một doanh nghiệp nhỏ, đang tìm kiếm một hệ thống dễ thực hiện, phù hợp với ngân sách nhỏ và có thể bổ sung thêm các tính năng trong tương lai? Hay doanh nghiệp của bạn sẽ được hưởng lợi từ một hệ thống toàn diện hơn, với đầy đủ các tính năng nhân sự và dễ dàng tùy chỉnh.
Cho dù các yếu tố quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn là gì, hãy cân nhắc các lựa chọn một cách cẩn thận và tận dụng các bản dùng thử miễn phí hoặc các buổi đào tạo để đảm bảo rằng phần mềm HRMS mà bạn chọn cung cấp giải pháp phù hợp.
Dưới đây là những câu hỏi bạn nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự:
Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp:
Hãy xác định quy mô nhân sự của bạn thời điểm hiện tại, cũng như dự đoán mức độ tăng trưởng quy mô trong thời gian tới. Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ với vài chục nhân viên sẽ có nhu cầu khác với doanh nghiệp lớn với hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên.
Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng phần mềm quản lý nhân sự mà bạn lựa chọn có thể mở rộng quy mô khi công ty phát triển hơn.
Nhu cầu sử dụng phần mềm:
Nhu cầu sử dụng phần mềm của bạn là gì? Bạn cần tập trung vào chức năng tuyển dụng hay tính toán lương-thưởng, hay bất kỳ chức năng nào khác? Mỗi phần mềm sẽ cung cấp các tính năng khác nhau và có những ưu-nhược điểm khác nhau. Do đó, bạn cần xác định lý do chính khiến doanh nghiệp của mình cần sử dụng phần mềm.
Các tính năng bổ sung:
Ngoài các nhu cầu chính, bạn cũng nên xem xét tới các tính năng bổ sung hấp dẫn mà các nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự thường xuyên đưa ra.
Giao và quản lý tiến độ công việc, tạo-phê duyệt-tính toán ngày nghỉ hay truyền thông nội bộ và nhiều tính năng năng khác có thể giúp bạn tối ưu bộ phận nhân sự của mình tốt hơn. Chúng có thể đem lại sự hài lòng và động lực làm việc cho các nhân viên trong doanh nghiệp, điều mà bạn có thể không ngờ tới.
Tuy nhiên, cần nhớ tập trung và ưu tiên vào các tính năng chính trước khi bạn cân nhắc các tiện ích bổ sung.
Chi phí cho phần mềm:
Hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự tính chi phí hàng tháng cho mỗi người dùng. Hãy yêu cầu nhà cung cấp các bản dùng thử miễn phí để xem xét các tính năng, cân nhắc và so sánh mức giá giữa các bên trước khi đưa ra quyết định.
Dưới đây là 10 câu hỏi bổ sung giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn:
- Bộ phận nhân sự có thấy phần mềm đó dễ hiểu và dễ sử dụng không?
- Giải pháp nhân sự có cung cấp tất cả các tính năng bạn cần hay cần mua gói tính năng riêng lẻ mà có thể sẽ chi phí của bạn tăng lên?
- Hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp tốt đến mức nào?
- Dữ liệu nhân viên của bạn có được bảo mật không? Nhà cung cấp có chứng chỉ bảo mật như ISO 27001 không?
- Giá cả có minh bạch không? Có bất kỳ khoản phí ẩn nào không?
- Giải pháp nhân sự có cung cấp một bộ báo cáo tiêu chuẩn của lĩnh vực ngành cụ thể không?
- Bạn có thể tạo báo cáo tùy chỉnh mà không cần dùng đến code không?
- Khả năng tích hợp với các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp tốt đến mức nào?
- Nó có linh hoạt không? Bạn có thể nâng cấp hoặc hạ cấp phần mềm để đáp ứng nhu cầu kinh doanh không?
- Nhà cung cấp có các khách hàng lâu đời và nổi tiếng không?
Số hóa ngày càng trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp, nhất là trong thời đại công nghệ phát triển như vũ bão đi cùng với xu hướng làm việc từ xa, làm việc tự do ngoài văn phòng. Phần mềm quản lý nhân sự theo đó nổi bật lên với vai trò là chiếc chìa khóa giúp quản lý tối ưu “tài nguyên con người”, tận dụng tất cả mọi lợi thế sẵn có của doanh nghiệp để nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
10 lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp trong bối cảnh Covid-19 
